Allintext wareneinsatz ist nicht gleich zu setzen wareneinkauf apotheke

17.09.2019

Interview mit Dipl.-Kfm. Stefan Lange Unternehmensberatung

Ein clever gestaltetes Beschaffungsmanagement leistet einen wertvollen Beitrag zur wirtschaftlichen Stabilität der Apotheke. Auch wenn die Grundsätze der Betriebswirtschaft und der Kosten- und Leistungsrechnung bekannt sind, gibt es beim Beschaffungsmanagement ein paar Besonderheiten. Damit unterm Strich mehr herauskommt, ist es hilfreich zu verstehen, worauf es beim Beschaffungsmanagement ankommt, welche Tipps und Tricks es gibt und wie der Wareneinsatz optimieret werden kann.

1.    Herr Lange, in Ihrer Vorlesung behandeln Sie einen für den Apothekenalltag wichtigen Bereich: das Beschaffungsmanagement und hier insbesondere den Wareneinsatz. Reicht dafür nicht das allgemeine kaufmännische Wissen, das jeder Apotheker bzw. jede Apothekerin haben sollte?
Viele Apotheker und Apothekerinnen haben zwar tatsächlich gute kaufmännische Grundkenntnisse und sammeln im Laufe ihrer Tätigkeit die nötige Erfahrung. Dennoch muss man sich mit dem Thema immer intensiver auseinandersetzen. Denn ein gutes Beschaffungsmanagement und ein effektives Steuern wichtiger Einflussfaktoren können über das Wohl und Weh einer Apotheke entscheiden.

In meiner langjährigen Erfahrung habe ich genügend Beispiele gesehen, kenne die Fehler, die Apotheken in diesem Bereich gemacht haben, und sehe das Potential, das in einem guten kaufmännischen Management liegt.

In meiner Vorlesung vermittele ich auf Basis der vorangegangenen Vorlesungen der Betriebswirtschaft die ökonomischen Zusammenhänge in der Praxis. Hier erfolgt der Brückenschlag. Wurde es in den vorangegangenen Vorlesungen exemplarisch erläutert, so stelle ich den Bezug zur Praxis her und es schließt sich der Kreis. Denn ich zeige auf, welchen Einfluss die Zahlen auf den Gewinn haben.

2.    Sie können also in Ihrer Vorlesung gleich in medias res gehen. Wo setzen Sie an?

Der erste wichtige Punkt in meiner Vorlesung ist dabei die Unterscheidung zwischen Wareneinsatz und Wareneinkauf. Dieser wird oft synonym verwendet. Es ist aber ein grundlegender Unterschied darin. Der Wareneinkauf ist die Warenbeschaffung, d.h. wo und wie ich meine Waren beziehe. Der Wareneinsatz bezieht sich darauf, welche Waren in welcher Zahl über den HV gehen. Denn maßgeblich ist schließlich, was verkauft wird und unter dem Strich herauskommt.  

3.    Das heißt, Sie zeigen in Ihrer Vorlesung auf, wie ich als Apotheker effektiv einkaufe?

Ja, so kann man das sehen: Ich zeige auf, wo Fallstricke beim Einkauf liegen können.

4.    Und wie kann ein Apotheker feststellen, ob er gut einkauft?

Ausgangsbasis dafür sind die Kennzahlen der Apotheke, wobei diese Zahlen bei jeder Apotheke unterschiedlich ausgeprägt sind. Es ist insoweit erforderlich, dass der einzelne Apotheker seine eigenen Zahlen lesen, verstehen und auch einordnen kann.

Denn in den individuellen Kennzahlen der einzelnen Apotheke liegt die Aussagekraft. Bei der Auswertung der eigenen Kennzahlen kann eine Entwicklung der eigenen Apotheke nachvollzogen werden. Und im Vergleich zu den Werten anderer Apotheken können dann aus Abweichungen wiederum Maßnahmen für die Zukunft formuliert werden.

Aus meiner Praxiserfahrung gibt es keine generelle Aussagekraft der einzelnen Kennzahlen. Man muss sich wirklich mit den eigenen Zahlen auseinandersetzen. Da gibt es leider kein Patentrezept, das für alle Apotheken gilt.

5.    Welche Unterschiede gibt es denn?

Die Individualität der einzelnen Apotheke, ihre Lage und Ausrichtung prägen die Kennzahlen. Und so ergeben sich beispielsweise erhebliche Unterschiede zwischen Land- und Center-Apotheken. Eine Center-Apotheke hat eine ganz andere Umsatzstruktur und eine höhere Handelsspanne als eine Land-Apotheke. Was jedoch noch keinen Rückschluss auf den betriebswirtschaftlichen Erfolg ziehen lässt.

6.    Und wenn, welche Herausforderungen stellen sich beim Einkauf?

Insbesondere beim OTC-Sortiment stellt sich die Frage: Soll ich direkt beim Hersteller einkaufen oder über den Großhandel meine Waren bestellen. Dabei ist genau darauf zu achten, ob sich der Aufwand beim Einkauf im Hinblick auf die Einkaufskonditionen lohnt.

So kann der Großhandel schlechtere Konditionen bieten, die aber mit einem geringeren Aufwand einher gehen. Dann kann sich der Einkauf beim Großhandel schon lohnen. Es ist also je nach Medikament und Angebot genau zu analysieren, was sich lohnt, denn auch die Prüfung der Rechnung ist ein ökonomischer Aufwand.

7.    Apropos Großhandel: Wie kann man dort „besser“ einkaufen?

Beim Einkauf mit dem Großhandel ist es wichtig, zu verstehen, welche Besonderheiten bei der Rechnungslegung zu beachten sind. In meiner Vorlesung widme ich dem Thema ausreichend Zeit, um auf die Eigenheiten der jeweiligen Abrechnungen einzugehen. Wenn man die Abrechnungsgrundlage versteht und die Tricks kennt, dann kann man auch zu besseren Konditionen einkaufen.

8.    Sie zeigen also auf, wie erfolgreiches Wirtschaften schon beim Einkauf beginnt.

Ja, das ist eine Kernaussage meiner Vorlesung. Mir ist aber generell wichtig, die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge zu vermitteln, so dass jeder Teilnehmer versteht, warum es sich lohnt, das Zahlenwerk der Apotheke zu analysieren!

9.    Herr Lange, vielen Dank für Ihren interessanten Einblick.

Das Interview führte Marcel Leuschner

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