Mails auf Handy löschen aber nicht vom Server

Wenn Sie regelmäßig überflüssige E-Mails löschen, bleibt Ihr virtuelles Postfach übersichtlich. Lesen Sie in unserem Praxistipp, wie Sie dabei vorgehen und wie Sie Ihr Postfach außerdem noch aufräumen können.

E-Mail löschen: So gehen Sie vor

Eine E-Mail zu löschen, ist kein großer Aufwand. Nur wenn E-Mails monatelang nicht gelöscht werden und sich viele Nachrichten im Postfach angesammelt haben, dauert es eine Weile, die wichtigen von den unwichtigen Nachrichten zu trennen. Deshalb empfiehlt es sich, nicht benötigte Mails möglichst sofort zu löschen.

• Bei den meisten Anbietern gibt es im Posteingang ein Kästchen vor der E-Mail. Dieses klicken Sie an und dann klicken Sie auf das „Löschen“-Symbol. Das kann je nach Anbieter der Schriftzug „Löschen“, ein Mülleimer oder ein ähnliches Symbol sein.
• Wenn Sie den Haken vor mehrere Nachrichten setzen, werden bei Betätigung des entsprechenden Buttons alle markierten Mails in einem Zug gelöscht.
• Die gelöschten E-Mails landen vorerst im Ordner Papierkorb, wo Sie sie wiederherstellen können, falls Sie eine E-Mail versehentlich gelöscht haben. Je nach Programm und Anbieter kann dieser Ordner auch „Gelöscht“, „Deleted“ oder ähnlich heißen.
• Um den Papierkorb manuell zu entleeren, klicken Sie sich in diesen Ordner hinein, sodass Sie eine Übersicht über alle dort befindlichen Nachrichten haben. Klicken Sie dann den Button „Papierkorb leeren“. Je nach Anbieter kann der Button auch anders heißen, ist aber stets eindeutig benannt.
• Sie können alternativ das übergeordnete Kästchen anklicken, das Ihnen ermöglicht, alle im Papierkorb befindlichen Nachrichten auf einmal zu markieren. Anschließend können Sie sie in einem Zug löschen.

Mails sortieren und archivieren für ein ordentliches Postfach

Damit Sie sich gut in Ihrem E-Mail-Postfach zurechtfinden und nicht lange nach E-Mails suchen müssen, stellen Ihnen die Webmail-Anbieter verschiedene Funktionen zur Verfügung. Sie sind nicht einheitlich, doch in der Regel sehr ähnlich.

• Sie können Ihre Mails mit Labels versehen, die Ihrem Postfach Struktur verleihen. Wer möchte, kann jedes Label mit einer gewissen Farbe markieren. Sie können die eingehenden Mails zum Beispiel nach Absender labeln und dann die E-Mails ins jeweiligen Label verschieben, damit sie aus dem Postfach verschwinden.
• In E-Mail-Programmen, die auf der Festplatte installiert werden, wie Thunderbird, heißen Labels „Unterordner“. Sie werden auch als „Tags“ bezeichnet.
• Mittels eines Filters können Sie dafür sorgen, dass eine E-Mail automatisch mit einem bestimmten Label versehen wird. Rufen Sie dafür die Filterfunktion auf. Bei Gmail finden Sie sie zum Beispiel oben im Suchfeld, wenn sie den kleinen Pfeil öffnen.
• In die Eingabefelder können Sie dann Angaben eintippen, zum Beispiel den Absender, Empfänger oder Titel. Gmail sucht Ihnen dann alle Mails, die Ihren Angaben entsprechen.
• Unten rechts können Sie einen Button namens „Filter erstellen“ anklicken, und daraufhin bekommen Sie mehrere Auswahlmöglichkeiten, was mit den gefilterten Mails geschehen soll.
• Klicken Sie „Label anwenden“ und dann „Label auswählen“ und die gefilterten Mails werden immer direkt einem Label zugewiesen.
• Im Papierkorb gibt es eine gewisse Aufbewahrungszeit, nach deren Ablauf die E-Mails endgültig gelöscht werden. Dieser Zeitraum gibt Ihnen die Möglichkeit, eine versehentlich gelöschte oder wider Erwarten doch benötigte Mail wiederherzustellen, aber sorgt zugleich dafür, dass sich die gelöschten und vergessenen Mails nicht im Papierkorb anhäufen.
• Manche Webmail-Anbieter geben Ihnen die Möglichkeit, den Aufbewahrungszeitraum selbst zu wählen. Andere wie Gmail haben eine feste Aufbewahrungszeit von 30 Tagen.

Warum sollten Sie E-Mails regelmäßig löschen?

Es gibt mehrere Gründe, die eindeutig dafür sprechen, ein Postfach ordentlich zu halten und nicht benötigte E-Mails regelmäßig zu löschen.

• Bei E-Mail-Anbietern gibt es meist nur begrenzten Speicherplatz und Sie müssen Platz für neue Mails schaffen . Wenn Sie das verpassen, kann es passieren, dass das Postfach überfüllt ist und Sie keine neuen Mails empfangen oder verschicken können.
• In einem unsortierten Postfach voller E-Mails, die Sie nicht brauchen, verlieren Sie leicht den Überblick und werden sich früher oder später schwer damit tun, wichtige Mails zu finden
• E-Mails zu löschen, ist sogar ein kleiner Beitrag zum Umweltschutz, denn jede gespeicherte E-Mail befindet sich auf einem Server und verbraucht dort permanent Strom.

Video-Tipp: Mails archivieren und sichern mit Thunderbird

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