Die Buchführung: Für Gründer und Selbstständige ist sie unerlässlich, aber nicht immer besonders beliebt. Jeder einzelne Geschäftsvorgang muss belegt und nachgewiesen werden können und will daher buchhalterisch korrekt dokumentiert sein. Auch wenn sich die Buchführung nicht besonders großer Beliebtheit erfreut, ist sie für angehende Unternehmer und Selbstständige ein hilfreiches Werkzeug. Nur mit aktuellen Zahlen und Auswertungen lassen sich Vermögenssituation, Liquidität und Unternehmenserfolg im Blick behalten. Damit die Buchführung auch bei Ihnen zum Erfolgsgaranten wird, lesen Sie hier alles Wichtige über die Grundlagen und Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Show
Wer unterliegt der Buchführungspflicht?Die sogenannte Buchführungspflicht nach Handelsrecht (§ 238 Abs. 1 S. 1 HBG) sieht vor, dass jeder Unternehmer zum Führen entsprechender Nachweise von Einnahmen und Ausgaben verpflichtet ist. Darüber hinaus wird die Buchführungspflicht auch im Steuerrecht und in der Abgabenordnung (§§ 140-141 AO) geregelt. Was ist Buchführung überhaupt?Doch was versteht man unter dem Begriff „Buchführung“ überhaupt? Als Buchführung bezeichnet man in der Regel die detaillierte Dokumentation aller Geschäftsvorgänge, die sich auf das Vermögen des Unternehmens auswirken. Dazu zählen neben Einnahmen durch Verkauf auch anfallende Ausgaben, die z. B. durch Einkauf, Miete, Kredite, Löhne und Gehälter von Mitarbeitern zustande kommen. Für jeden geschäftlichen Vorgang ist je eine eigene Buchung nötig. Das bedeutet: Für jede Kontobewegung muss der Betrieb auch einen Nachweis in Form einer Rechnung oder einer Quittung vorlegen können. Dokumentationspflicht der BuchführungDass dies lückenlos geschehen muss, ist gesetzlich geregelt. Zu den zu dokumentierenden Geschäftsvorgängen, auch Geschäftsvorfälle genannt, zählen beispielsweise:
Im Zuge der Buchführungspflicht muss nach HGB jeder Kaufmann, der ein Handelsgewerbe betreibt, dieser Dokumentationspflicht nachkommen. Ziel ist es vor allem, den Überblick über die aktuelle Vermögenssituation des eigenen Unternehmens zu behalten. Gleichzeitig lassen sich so alle Vorgänge, die Auswirkungen auf die Vermögenslage haben, im Nachhinein nachvollziehen. Nicht nur die Ermittlung der Höhe von Steuerbeträgen kann dadurch getätigt werden, dies wird u. a. in der Abgabenordnung (AO) und dem Einkommensteuerrecht (EStG) geregelt. Auch der Unternehmenserfolg lässt sich im Rahmen der Buchführung für den Unternehmer sichtbar machen. Was ist der Unterschied zwischen einer einfachen und doppelten Buchführung?Obwohl grundsätzlich jeder Unternehmer, Selbstständige oder Freiberufler zur Dokumentation seiner Einnahmen und Ausgaben gesetzlich verpflichtet ist, gibt es verschiedene Wege, der Buchführungspflicht nachzukommen: Die einfache und die doppelte Buchführung. Was der Unterschied zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung ist, lesen Sie in den nachfolgenden Absätzen. Die einfache Buchführung gem. § 4 Abs. 3 EStGDie einfache Buchführung gilt grundsätzlich nur für einen eingeschränkten Personenkreis. Gewerbetreibende, deren jährlicher Umsatz unter der Grenze von 600.000 Euro liegt oder deren Gewinn einen Betrag von 60.000 Euro im Jahr nicht übersteigt, können gemäß Steuerrecht ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Für Freiberufler (Definition in § 18 EStG) gilt eine Ausnahme: Sie können auch beim Überschreiten dieser Grenzen ihren Gewinn durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Hierfür werden Betriebseinnahmen und -ausgaben (bar oder über das Bankkonto) chronologisch erfasst. Steuerlich wirken sich Einnahmen und Ausgaben erst mit dem Geldfluss aus. Die doppelte Buchführung gem. § 4 Abs. 1 EStGBei der doppelten Buchführung gelten strengere Regeln als bei der einfachen Buchführung. Zu dieser Art der Buchführung gemäß HGB sind folgende Unternehmer verpflichtet:
Im Rahmen der doppelten Buchführung sind die jeweiligen Unternehmen verpflichtet, die Kontierung ihrer Geschäftsvorfälle auf mindestens zwei Konten vorzunehmen. Jede einzelne Buchung wird auf einem Konto einmal im Soll und auf dem Gegenkonto im Haben belastet, sodass am Ende wieder ein Gleichgewicht zwischen Aktiv- und Passivseite erreicht ist. Daraus leitet sich auch der Name „doppelte“ Buchführung ab. Jeweils am Anfang und am Ende des jeweiligen Geschäftsjahres muss eine sogenannte Bilanzierung erfolgen. Diese zeigt die Veränderung des Betriebsvermögens am Ende des Wirtschaftsjahres im Vergleich zum Schluss des vorhergehenden auf. Was ist der Unterschied zwischen Aktiva und Passiva?Im Gegensatz zur einfachen Buchführung jedoch besteht die doppelte Buchführung nicht aus einer Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Bei der doppelten Buchführung wird die Bilanz in die sogenannte Aktiv- und Passivseite unterteilt. Die Aktivseite beschreibt dabei die Verwendung des jeweiligen Vermögens – hauptsächlich also das Anlage- und Umlaufvermögen – die Passivseite hingegen dessen Herkunft, u. a. das Eigen- und Fremdkapital sowie Verbindlichkeiten. Die einzelnen Geschäftsvorfälle werden als Buchungssatz verschriftlicht und somit dokumentiert. Auf den beiden beteiligten Konten – Konto und Gegenkonto – werden dabei die Zu- und Abflüsse je Geschäftsvorfall der entsprechenden Geldmittel verbucht. Am Ende des Geschäftsjahres werden die einzelnen Konten abgeschlossen (= abgerechnet), auf die Gewinn-und-Verlust-Rechnung übertragen (siehe unten) und schließlich die Bilanz abgeschlossen. Dabei entsteht entweder eine Mehrung des Eigenkapitals oder im Negativ-Fall eine Minderung desselben. Dieser Vorgang endet mit der Schlussbilanz, woraus sich letztlich auch die Anfangsbilanz des folgenden Jahres ergibt. Welche Bilanzveränderungen gibt es?Bei dieser Art der Buchführung gibt es vier verschiedene Arten der Bilanzveränderung mit unterschiedlicher Auswirkung auf die Höhe der Bilanzsumme:
Teil der Bilanz ist schließlich auch die sogenannte Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Bei dieser werden die Erträge des Unternehmens am Ende eines Wirtschaftsjahres den entsprechenden Aufwendungen gegenübergestellt. Aus dieser Gegenüberstellung ermittelt man dann Gewinn oder Verlust des Unternehmens – und somit den unternehmerischen Erfolg. Was sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung?Mit den sogenannten Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) hat man allgemeingültige Regelungen aufgestellt, die die Buchführung in Deutschland vereinheitlichen und ordnen sollen. Bei Buchführungen in Unternehmen, Inventuren oder beim Jahresabschluss müssen Firmen diese GoB anwenden. Die Grundsätze lassen sich in drei Bereiche unterteilen: 1. Rahmengrundsätze
2. Abgrenzungen
3. Bilanzierung
Sie sollten darauf achten, dass Ihre Buchführung keinerlei formelle Mängel enthält. Sollten die aufgelisteten Grundsätze verletzt werden, kann das Finanzamt die Unterlagen ablehnen. Wird die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung verletzt, kann das außerdem auch straf- und zivilrechtliche Folgen haben. Im schlimmsten Fall können Steuerschätzung, Steuerstrafverfahren und Bußgelder auf Sie zukommen, die sich vermeiden lassen. Eine gewissenhafte Dokumentation der Geschäftsvorfälle ist deshalb Pflicht. Wer wenig zeitliche Ressourcen zur Verfügung hat, hat ebenfalls die Option, die Buchhaltung beispielsweise an den Steuerberater oder einen externen Dienstleister auszulagern. Das kostet Geld, spart aber gleichzeitig Zeit und lässt Raum, sich den eigenen Kernkompetenzen zu widmen. Wer ist zur Buchführung verpflichtet?Wer ist buchführungspflichtig? Alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, also Unternehmen der Rechtsform OHG, GmbH oder AG zum Beispiel. Außerdem alle eingetragenen Kaufmänner mit einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem Gewinn von 60.000 Euro.
Wer ist Buchführungspflichtig und wer nicht?Einzelunternehmen bzw. Einzelkaufleute werden buchführungspflichtig, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mehr als 600.000 Euro Umsatz und/oder mehr als 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielen. Anstatt der einfachen Buchführung (EÜR) müssen sie ab diesem Zeitpunkt doppelte Bücher führen.
Wer braucht keine Buchführung?Wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, aber die 100'000. - Umsatz pro Jahr überschreiten, ändert sich nichts an Ihrer Buchhaltungspflicht. Das heisst, Sie können weiterhin eine vereinfachte Buchhaltung führen. Was sich ändert, ist die MWST-Pflicht: Ab 100'000.
Wer kann sich von der buchführungspflicht befreien lassen?Die handelsrechtliche Befreiung der Buchführungspflicht ist in § 241 a HGB geregelt. Hiernach sind Sie nicht zur Buchführung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht mehr als 600.000 Euro (nicht 60.000 Euro !) bzw. der Jahresüberschuss nicht mehr als 60.000 Euro beträgt.
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Buchführung wer ist verpflichtet
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