Show Wann sind neue Aufgaben ein Problem?„Machen Sie mal …“, heißt es lapidar, wenn Vorgesetzte ihren Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern eine neue Aufgabe übertragen. Oft sind das nicht die Routine-Aufgaben, die zum gewohnten Arbeitsbereich gehören, sondern unbekannte, neuartige oder komplexe Aufgaben. Der Mitarbeiter soll in vorgegebener Zeit einen Vorschlag ausarbeiten, wie eine Lösung aussehen kann. Das kann ziemlich knifflig werden. Es gibt unzählige Beispiele für solche kleinen oder großen „Projekte“ oder „Konzepte“, die am Anfang als „Problem“ daherkommen. Einige sind:
Was solche Aufgaben im Kern alle auszeichnet: Sie sind für den Mitarbeiter neu, denn er kennt die Lösung nicht im Voraus und weiß auch nicht genau, wie er die Lösung erarbeiten kann. Was Sie für die Problemlösung brauchenOft steht man vor solchen neuen, komplexen Aufgaben und weiß nicht, wo und wie man anfangen soll. Dann wird die Aufgabe nicht nur zum Problem; sie macht auch Stress. Was sich in einer solchen Situation bewährt hat, sind die Grundbausteine für das Problemlösen. Das sind:
Vorgehensweise für ProblemlösungenUnabhängig davon, wie Ihre Aufgabe genau lautet und was daran das Problem ist, gibt es eine generische Vorgehensweise, die für jede Art von Problemen hilfreich ist. Das ist ein allgemeines Schema und eine bewährte Herangehensweise zur Problemlösung. Demnach sollten Sie immer dann, wenn Sie eine neue Aufgabe gestellt bekommen, die Sie in der Form noch nicht gelöst haben und die insofern ein Problem darstellt, die Schritte gehen, die in Abbildung 1 als Kreislauf zur Problemlösung dargestellt sind.  Abbildung 1: Generische und schematische Vorgehensweise zur Problemlösung Das Schema und die einzelnen Schritte zur Problemlösung sind: 1. Die Aufgabe erhaltenAusgangspunkt ist eine Aufgabe, die Ihre Führungskraft Ihnen stellt und die Sie in dieser Form noch nicht gemacht haben. Sie kennen die Lösung oder den Lösungsweg noch nicht. 2. Situation und Aufgabe analysierenSie beginnen mit einer Situationsanalyse und ermitteln möglichst genau, was gegeben ist und wie der Istzustand beschrieben werden kann. Sie durchleuchten die Aufgabe, die zu Beginn vielleicht etwas vage daherkommt. Sie klären: Welche Punkte sind offen? Was genau soll gelöst werden? 3. Ziele klärenDazu klären Sie die Ziele. Was soll erreicht, verbessert, oder verändert werden? Und warum oder wofür ist das wichtig? Woran lässt sich erkennen, ob eine gute Lösung gefunden ist? Mit solchen Fragen können Sie ermitteln, welche Ziele erreicht und welche Ergebnisse am Ende vorliegen sollen. 4. Lösungsideen findenDann brauchen Sie gute Ideen für mögliche Lösungen. Das kann ein kreativer Prozess sein, der Zeit und Einfälle braucht. Lösungsideen können aber auch auf gezielter Recherche beruhen, indem Sie beispielsweise Informationen dazu sammeln, wie andere vergleichbare Aufgaben und Probleme gelöst haben. 5. Lösungsideen prüfen und bewertenDie Lösungsideen und ersten Entwürfe werden daraufhin geprüft und bewertet, ob und wie sie dazu beitragen, die Aufgabe zu erfüllen, das Problem zu lösen und die gesteckten Ziele zu erreichen. Einige Ideen werden verworfen, andere werden genauer betrachtet und gegebenenfalls verändert. 6. Entscheidung treffenDann muss eine Entscheidung darüber getroffen werden, welche Lösungsidee die beste ist; das können auch mehrere – aber nicht zu viele – Lösungsideen sein. Diese Entscheidung können Sie selbst oder Ihr Auftraggeber oder ein Gremium treffen; je nachdem, wer die Entscheidungsbefugnis hat. 7. Lösung(en) ausarbeitenDie Lösungen, für die Sie sich entschieden haben, werden ausgearbeitet. Alle notwendigen Details, Informationen, Zusammenhänge werden geklärt, recherchiert, dargestellt und beschrieben. Dieser Schritt endet dann, wenn Sie alles beisammen haben, was Sie für die Realisierung der Lösung brauchen. 8. Lösung realisieren und Erfolg prüfenSchließlich geht es in die Umsetzung. Die Lösung wird realisiert. Dabei wird geprüft, ob die Lösung die ursprüngliche Aufgabe löst, die Ziele erfüllt und das gewünschte Ergebnis liefert. Ansonsten wird nachgebessert. Oder es entsteht eine neue, anschließende Aufgabe – der Problemlösungszyklus beginnt von vorne. Tipp: Nutzen Sie Kreativitätstechniken Ein wesentlicher Schritt im Problemlösungsprozess ist, gute Lösungsideen zu haben. Gerade bei kniffligen und ganz neuartigen Problemen kommt es dann besonders auf die Kreativität, den Prozess der Ideenfindung und die sogenannte Phase der Inkubation an. Worauf Sie dabei achten sollten und welche Methoden und Werkzeuge hilfreich sein können, erfahren Sie in den beiden Handbuch-Kapiteln:
Warum ist Problemlösung wichtig?Bei der Problemlösung wird mit möglichen ersten Misserfolgen konstruktiv umgegangen. Festgefahrene Arbeitsprozesse und -abläufe werden neu definiert. Alle Beteiligten werden bei der Problemlösung mit ihren Erfahrungen, Kompetenzen, persönlichen Stärken, Methoden und ihren fachlichen Kompetenzen eingebunden.
Wie erkennt man das Problem?Folgende Merkmale charakterisieren also ein Problem: 1. es liegt ein Ziel vor, dessen angestrebte Erreichung in Frage steht; 2. das dem Ziel im Weg stehende Hindernis lässt sich nicht mittels Routineaktivitäten beseitigen, sondern erfordert Nachdenken.
Was braucht man um Probleme zu lösen?Um ein Problem zu lösen, muss es erstmal erkannt werden – nur Symptome zu behandeln, heilt keine Krankheit. Also: Frage dich, wann das Problem aufkam und wie es dazu kommen konnte. Dann muss die Situation eingeordnet werden: Kennst du dieses Problem bereits?
Wann entsteht ein Problem und wie wird es gelöst?Ein Problem liegt dann vor, wenn die dominante Reaktion auf einen Reiz oder eine Reizkonfiguration nicht zum gewünschten Resultat führt. Eine Lösung wird nur durch eine Umschichtung der Reaktions- bzw. Gewohnheitshierarchie erreicht.
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Warum ist es wichtig das Problem zu erkennen?
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