Kann man in Outlook mehr als 1 Postfach verwalten?

Mit einem freigegebenen Postfach können mehrere Benutzer eine bestimmte E-Mail-Adresse (z.B. [email protected]) verwalten. Das freigegebene Postfach kann als seperates Postfach in Outlook Web App (OWA) eingebunden werden. Die Benutzer können mit diesem Postfach

• E-Mails senden und empfangen
• Kontakte bearbeiten
• und den Kalender verwenden

Outlook Webmail- Version ermitteln
Das Vorgehen unterscheidet sich geringfügig je nach verwendeter Webmail Version. Sie erkennen die Version an der Adresszeile in Ihrem Browser:

Neues Webmail

Wenn Sie die Berechtigung Lesen und Verwalten (auch Vollzugriff genannt) haben, können Sie das freigegebene Postfach hinzufügen und auf den Inhalt zugreifen.

Hinweis: Nachdem Sie das freigegebene Postfach hinzugefügt haben, kann es bis zu einer Stunde dauern, bis Sie das Postfach verwenden können.

1. Melden Sie sich mit Ihrem Konto in Outlook Web App an.

2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach. Es erscheint ein kleines Kontextmenu. Wählen Sie Freigegebenen Ordner hinzufügen aus.

3. Es öffnet sich eine Eingabemaske. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfaches an und klicken Sie auf Hinzufügen.

4. Im linken Navigationsbereich wird nun das gewünschte freigegebene Postfach angezeigt. Sie können es wie ein normales Postfach verwenden.

Senden im Namen eines freigegebenen Postfaches

Wenn Sie die Berechtigung Senden als für das freigegebene Postfach haben, können Sie mit diesem auch E-Mails versenden.

Hinweis: Nachdem Sie das freigegebene Postfach hinzugefügt haben, kann es bis zu einer Stunde dauern, bis Sie E-Mails versenden können.

1. Klicken Sie oben in der Menuleiste auf NEU um eine Neue E-Mail zu erstellen.

2. Klicken Sie auf ... und dann auf Absender anzeigen.

3. Klicken Sie auf das Feld Von, um den Absender auszuwählen.

4. Geben Sie den oder die Empfänger ein, fügen Sie einen Betreff und den Nachrichteninhalt hinzu

5. Senden Sie Ihre E-Mail.

Den Kaldender des freigegebenen Postfaches benutzen

Um gemeinsam mit anderen Termine für ein freigegebenes Postfach zu verwalten, können Sie den Kalender benutzen.

1. Klicken Sie unterhalb des linken Navigationsfeldes auf das Kalendersymbol.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Weitere Kalender und wählen Kalender öffnen aus.

3. Geben Sie in das Feld Aus dem Verzeichnis den Namen oder die E-Mail des freigegebenen Postfaches ein und wählen Sie den gewünschten Kaldender aus.

4. Klicken Sie auf Öffnen.

5. Der Kalender wird Ihnen nun in Ihrer Kalenderübersicht angezeigt.

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E-Mail-Adressen, die mit info@ oder kontakt@ beginnen, werden in der Regel von mehreren Personen überwacht. Hierbei besteht die Herausforderung darin, alle Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung des Postfachs betraut sind, auf dem aktuellen Stand der Dinge zu halten. Fragen wie, „Ist diese E-Mail schon beantwortet oder bearbeitet?“ oder bei komplexeren Vorgängen „Was ist Stand der Dinge?“, sollten ohne großen Aufwand direkt bei einem Blick in das Postfach beantwortet werden können.

Werden die Mails auf einem Exchange-Server gespeichert, dann können Sie die folgenden Funktionen nutzen, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Werden die Mails auf einem anderen Server gespeichert, dann kann es funktionieren.

Der einfache Fall

Bei Standardvorgängen reicht es häufig aus, wenn der Mitarbeiter, der die E-Mail bearbeitet hat, diese E-Mail mit dem Kennzeichen Erledigt (einem grünen Haken), markiert.

An dem grünen Haken, kann jeder sofort erkennen: „Diese Anfrage ist bearbeitet. Ich muss mich nicht mehr darum kümmern.“

Der komplizierte Fall

Bei komplexeren Sachverhalten ist es gut, wenn man sich über eine bestimmte E-Mail mit den Kollegen im Postfach austauschen kann. Hierzu gibt es die E-Mail-Diskussion.

1. Markieren Sie die E-Mail.
2. Drücken Sie die Tastenkombination+.

Der Betreff der E-Mail wird als Unterhaltung eingesetzt. ① Die E-Mail wird kopiert und kann mit einem eigenen Betreff versehen werden. ② Jeder Kollege kann seine Gedanken oder Ideen in einem separaten Posting erfassen. ③ Durch einen Klick auf die Schaltfläche Posting
werden die Überlegungen des Kollegen gespeichert. ④ Die Kollegen können so sehen, wer welche Ideen hatte und gegebenenfalls weitere Ideen beisteuern. Die Originalmail bleibt bei diesen Vorgängen unverändert. Die Unterhaltung kann genutzt werden, um sich alle Postings zu einer E-Mail zusammenhängend anzeigen zulassen.

Fazit

Durch das gemeinsame Bearbeiten von E-Mails wird bei den einfachen Standardfällen Zeit eingespart. Es muss nicht mehr nachgefragt werden, hat jemand schon die Anfrage nach dem Outlook-Seminar beantwortet. Hierdurch wird Zeit für die sorgfältige Erledigung komplexer Anfragen gewonnen. Der Kunde bekommt eine umfassende Antwort auf seine Anfrage, was eine höhere Professionalität dokumentiert. Die Qualität der Arbeit wird gesteigert, wodurch sie einfach mehr Freude macht.

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