Wie muss 3 G am Arbeitsplatz dokumentiert werden?

Um das allgemeine Infektionsgeschehen effizient einzudämmen, müssen auch am Arbeitsplatz mögliche Infektionsketten wirksam unterbrochen werden. Sowohl in Deutschland als auch in Österreich wurden daher die Regelungen des betrieblichen Infektionsschutzes, unter anderem um die betriebliche 3G-Regelung, erweitert. Was müssen Sie als Arbeitgeber kontrollieren? Dürfen oder müssen Sie den Nachweis dokumentieren? Was gilt es hinsichtlich Datenschutz unbedingt zu beachten? Diese und weitere Fragen haben wir für Sie in diesem Blogbeitrag zusammengefasst und beantwortet.

Das müssen Sie als Arbeitgeber bei der 3G-Kontrolle am Arbeitsplatz berücksichtigen

Als Arbeitgeber müssen Sie ab sofort Ihre Mitarbeiter vor Zutritt zu den Arbeitsräumen auf die Erfüllung der 3G-Kriterien überprüfen. Zutritt zur Arbeitsstätte dürfen Sie demnach nur jenen gewähren, die über einen der folgenden Nachweise verfügen: Impfnachweis, Nachweis der Genesung nach einer Corona-Infektion oder negatives Testergebnis.

Das bedeutet einen großen organisatorischen Aufwand für Sie und Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie Zeit bei der Kontrolle und deren Dokumentation sparen möchten, können Sie auf eine digitale Lösung wie TimeTac Health zurückgreifen. So sparen Sie sich nicht nur Zeit und Verwaltungsaufwand bei der Umsetzung, sondern halten gleichzeitig die jeweils aktuell gültige Regelung sicher ein.

Aktuelle Vorgaben der 3G-Prüfung am Arbeitsplatz

• Für Deutschland
• Für Österreich

Die gültigen Vorgaben in Deutschland

Gesetzliche Regelung

Am 24. November wurde das Infektionsschutzgesetz in §28b um neue Regelungen des betrieblichen Infektionsschutzes erweitert. Diese gelten befristet bis einschließlich 19. März 2022. Die Änderungen umfassen unter anderem die betriebliche 3G-Regelung:

Arbeitgeber und Beschäftigte müssen bei Betreten der Arbeitsstätte einen Impf- und Genesenennachweis oder eine aktuelle Bescheinigung über einen negativen Coronatest mitführen. Als Arbeitgeber müssen Sie kontrollieren, ob Ihre Beschäftigten dieser Verpflichtung nachkommen und diese Kontrollen dokumentieren.

Welche Anforderungen müssen Sie bei den Zugangskontrollen erfüllen?

Als Arbeitgeber müssen Sie eine effiziente betriebliche Zugangskontrolle durchführen und vor Betreten der Arbeitsstätte Ihrer Mitarbeiter den Nachweis des Status geimpft, genesen oder getestet sicherstellen. Der Nachweis kann durch beauftragte Beschäftigte vor Ort geschehen oder durch Übermittlung in digitaler Form.

Der Schwerpunkt der Kontrollen liegt dabei auf der Gültigkeit der Testnachweise. Geimpfte bzw. nicht Genesene müssen täglich überprüft werden. Wenn Sie als Arbeitgeber den Genesenennachweis oder Impfnachweis einmal kontrollieren und die Kontrolle dokumentieren, müssen Beschäftigte mit gültigem Impf- oder Genesenennachweis nicht täglich vor Zutritt kontrolliert werden.

Wie kann die Durchführung der betrieblichen Zugangskontrollen dokumentiert werden? Wie lange muss die Dokumentation aufbewahrt werden?

Entsprechend dem Grundsatz der Datenminimierung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO) genügt es am jeweiligen Kontrolltag den Vor- und Zunamen des Beschäftigten auf einer Liste “abzuhaken”, sobald der Nachweis vom Mitarbeiter erbracht wurde.

Bei geimpften Personen muss das Vorhandensein eines gültigen Nachweises nur einmal erfasst und dokumentiert werden. Das gilt auch für genesene Personen. Allerdings muss auf Ablauf des Genesenstatus, falls dieser vor 19. März 2022 abläuft, geachtet werden. Daher sollten Sie auch das Ablaufdatum von Genesenennachweisen dokumentieren.

Sie müssen die Daten spätestens sechs Monate nach ihrer Erhebung löschen.

Was müssen Sie in Bezug auf den Datenschutz beachten?

Da Nachweise über den Impf- und Genesungsstatus und negative Testbescheinigungen zu den besonders geschützten Gesundheitsdaten gehören, dürfen Sie als Arbeitgeber nur personenbezogene Daten wie den Namen und das Vorliegen eines gültigen 3G-Nachweises inkl. der Gültigkeitsdauer abfragen und dokumentieren. Weitere Gesundheitsdaten der Beschäftigten dürfen Sie auf Grundlage dieser Bestimmung nicht erheben bzw. verarbeiten.

Der Arbeitgeber hat die Vorgaben des Datenschutzes einzuhalten, insbesondere angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Personen nach § 22 Absatz 2 BDSG vorzusehen:

• Sie haben technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit zu ergreifen.
• Sie müssen sicherstellen, dass eine Kenntnisnahme der erfassten Daten durch Unbefugte (zum Beispiel Dritte oder Kolleginnen und Kollegen) ausgeschlossen ist.
• Sie dürfen den Impf-, Genesenen- und Testnachweis nur verarbeiten, soweit dies zum Zwecke der Nachweiskontrolle erforderlich ist und die Daten bei der Anpassung des betrieblichen Hygienekonzepts zu verwenden.

Sollten Sie gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstoßen, können Ihnen als Arbeitgeber Bußgelder und Schadensersatz drohen.

Mit welchen Bußgeldern müssen Sie bei Verstoß gegen Nachweis- und Kontrollpflichten rechnen?

Bei Verstößen gegen Kontroll- und Mitführungspflichten von 3G-Nachweisen sieht das Infektionsschutzgesetz einen Bußgeldrahmen von bis zu EUR 25.000,- vor.

Mehr Informationen zu allen Vorgaben finden Sie auf der Website des Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

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Die aktuellen Regelungen in Österreich

Gesetzliche Regelung

Seit 15. November 2021 ist für das Betreten des Arbeitsorts die Erbringung eines 3G-Nachweises zwingend erforderlich. (6. COVID-19-Schutzmaßnahmenverordnung, gültig ab 12.12. bis vorerst inkl. 21.12.2021).

In Alten-, Pflege- und stationären Wohneinrichtungen der Behindertenhilfe, in Krankenanstalten und in der mobilen Pflege und Betreuung gilt eine strengere 2,5G-Regel. Arbeitnehmer müssen geimpft oder genesen sein, andernfalls muss ein negativer PCR-Test vorgewiesen und zusätzlich eine Maske getragen werden.

Für wen ist der Nachweis verpflichtend?

Für Arbeitnehmer, Lehrlinge und Praktikanten, die das Praktikum im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses leisten, ist ein 3G-Nachweis verpflichtend.

Müssen Sie als Arbeitgeber den 3G-Nachweis kontrollieren?

Ja, Sie müssen als Arbeitgeber den 3G-Nachweis kontrollieren. Aber Sie müssen die Kontrollen nicht bereits am Eingang durchführen (keine Einlasskontrollen) und keine durchgehenden Kontrollen im Sinne einer “Einlasskontrolle”. Diese Kontrollen können regelmäßig bei einzelnen Personen (stichprobenartig) oder in Form von „Schwerpunktkontrollen“ (sporadischen durchgehenden Kontrollen) erfolgen. Es steht Ihnen als Arbeitgeber jedoch frei, auch lückenlose Einlasskontrollen durchzuführen.

Dürfen Sie als Arbeitgeber die 3G-Daten speichern?

Sie dürfen als Arbeitgeber die 3G-Daten zur Ausübung Ihres Kontrollrechtes erfragen und die getroffene Maßnahme selbst, beispielsweise die Durchführung der stichprobenartigen Kontrolle, zum Zwecke des Nachweises dokumentieren.

Im Rahmen der Kontrolle 3G-Regelung dürfen Sie die erhobenen persönlichen Daten jedoch nicht sammeln und speichern. Auch wenn Sie die Daten datenschutzkonform speichern und der Arbeitnehmer ausdrücklich seine Zustimmung freiwillig dafür gibt, ist die Speicherung nur erlaubt, wenn der Arbeitnehmer einen erkennbaren Vorteil hat.

Mit welchen Bußgeldern müssen Sie bei Verstoß gegen die 3G-Regel rechnen?

Sollten Sie als Arbeitgeber Ihrer Kontrollpflicht nicht nachkommen, droht Ihnen eine Verwaltungsstrafe von bis zu EUR 3.600,-. Die Regelung für diese Verwaltungsstrafen finden Sie im COVID-19-Maßnahmengesetz.

Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Website des Bundesministerium Arbeit und auf der Website der WKÖ.