Wie schreibt man Antwort auf Email?

Hallo liebe Community,

generell würde ich eine Email an einen Professor immer mit "Sehr geehrter Herr Professor XY" beginnen, vor allem wenn man sich nicht kennt oder bisher nur (mehr oder weniger unauffällig) in seinen Vorlesungen war. In den ersten Emails an den Prof hab ich das auch so gemacht.

Er hat immer mit "Liebe Frau YZ" geantwortet, ich bin aber erstmals beim "Sehr geehrter" geblieben, weil wir uns bis auf einmal kurz geredet nicht wirklich kannten.

Nachdem wir schon des öfteren Email-Kontakt und Besprechungen hatten, fühlte ich mich zunehmend unwohler mit der "Sehr geerhter"-Anrede; das wirkt ein bisschen so wie gewollte Distanz. Ich bin deshalb auf "Hallo" umgestiegen. 

Als Antwort kam weiterhin "Liebe". Weil auch Doktoranden oder Seminarleiter die "Liebe"-Anrede wählen, bekomme ich langsam das Gefühl, dass "Liebe" an der Uni die gewöhnliche Anrede ist. Ich bin mir deshalb jetzt etwas unsicher, ob ich diese Grußformel in Emails an Doktoranden oder den Prof so übernehmen sollte. 

Auf gar keinen Fall möchte ich unhöflich oder respektlos wirken, stattdessen möchte ich mich der Situation anpassen. 

Ich frage mich, ob man als Frau überhaupt einen Mann mit "Lieber" ansprechen sollte. In meinen Ohren klingt das irgendwie etwas seltsam, vielleicht aber auch einfach nur ungewohnt. Hallo ist aber fast schon zu salopp.

Ich möchte auf gar keinen Fall zurück zum "Sehr geehrter". Erstens kann ich nicht vom Hallo zurück zu der sehr formellen Anrede, das wäre ziemlich seltsam. Außerdem passt das auch gar nicht zu unserem "Verhältnis" zueinander. 

Ich glaube er achtet schon auf Höflichkeit, aber er macht finde ich schon einen etwas "lockereren Eindruck". Auch die Besprechung war eher entspannt und nicht zu förmlich. 

So möchte ich auch die Grußformel wählen. Respektvoll, aber trotzdem etwas näher als "Sehr geehrter". 

Die Schlussformel bereitet mir grundsätzlich keine Probleme in diesem Fall. Meistens schreibe ich Liebe/Beste/Viele Grüße. 

Ich wäre euch sehr dankbar, wenn ihr mir sagen könntet, wie ihr diesen Prof in meiner Situation anreden würdet. Lieber, Hallo, oder irgendwas anderes?

Für mich sind diese Anreden nämlich eine Wissenschaft für sich ;)

Falls es wichtig ist: Ich studiere Physik.

Täglich werden ca. 269 Milliarden E-Mails um die Welt geschickt – ein Großteil davon im Berufsalltag. Viele Nutzer machen aber immer wieder die gleichen Fehler beim Verfassen von professionellen Mails und sorgen dadurch für Unmut bei ihren Adressaten. Zum einen werden unaufmerksam verfasste Briefe als unhöflich wahrgenommen, zum anderen sind sie richtige Produktivitätskiller: Der amerikanische Wissenschaftler Eric Horvitz hat in einer Studie festgestellt, dass Menschen, nachdem Sie auf eine E-Mail reagiert haben, im Durchschnitt bis zu 15 Minuten brauchen, um sich wieder voll auf ihre eigentliche Tätigkeit zu konzentrieren.

Wie schreibe ich eine geschäftliche E-Mail?

Kurzantwort: Sorgfältig und mit Bedacht! Das Verfassen einer perfekten E-Mail zeugt von Professionalität und Respekt dem Empfänger gegenüber. Das kostet zwar etwas mehr Zeit, lohnt sich aber vor allem im Berufsleben. Schreiben Sie E-Mails immer zielgerecht. Außerdem ist es unerlässlich, dass Ihr Text informativ und gut strukturiert ist. Machen Sie deutlich, worum es geht, und helfen Sie dem Empfänger dabei, Ihr Anliegen zu verstehen.

Wichtig ist darüber hinaus, dass Sie sich kurzfassen – und zwar so kurz wie möglich, ohne dabei Höflichkeit und Form zu ignorieren. Durch die Kürze reduzieren Sie den Inhalt auf das Wesentliche. So machen Sie es dem Leser einfacher, die wichtigen Informationen herauszuziehen. Darüber hinaus haben beide Seiten weniger Zeitaufwand: Sie beim Schreiben und die Empfänger beim Lesen.

Noch mehr Zeit können Sie der anderen Seite ersparen, indem Sie auf E-Mails verzichten, die nicht notwendig sind. Überflüssige E-Mails kommen in drei Situationen vor:

• Verteilerlisten: E-Mails lassen sich mit wenigen Klicks an zahlreiche Empfänger schicken. Das kann sehr sinnvoll sein, doch gerade beim Zurückschreiben entsteht durch „Allen antworten“ Datenmüll. Der ursprüngliche Absender stellt eine Frage in die Runde, doch die Antwort darauf ist eigentlich nur für ihn interessant. Überlegen Sie also jedes Mal, für wen Ihre Mail relevant ist.

• Rückfragen: Briefe sind kein Ersatz für Gespräche und E-Mails sind keine Chats. Sie können sich und Ihrem Kommunikationspartner sehr viel Zeit und Nerven sparen, wenn Sie auf ein ewiges Hin- und Hergeschreibe verzichten und lieber zum Telefonhörer greifen. Es empfiehlt sich dann aber tatsächlich, nach dem Gespräch das Gesagte noch einmal in einer Mail zusammenzufassen. So sind alle auf dem gleichen Stand.

• Nebensächlichkeiten: Im Büroalltag wird es schnell mal langweilig. Daher hat es sich in manchen Betrieben eingebürgert, sich gegenseitig mit lustigen Mails zu unterhalten. Aber ob diese wirklich von den Empfängern gewünscht werden, fragen sich die Absender eher selten. Erzählen Sie doch lieber einen Witz am Kaffeeautomaten und unterbrechen Sie nicht die anderen bei Ihrer Arbeit.

So wichtig es ist, sich in E-Mails kurz zu halten, auf Höflichkeit und Etikette sollten Sie besonders im geschäftlichen Rahmen niemals verzichten. Eine vernünftige Anrede, Bitte und Danke, freundliche Grüße zum Abschluss – scheinbare Kleinigkeiten, die aber auch im 21. Jahrhundert noch einen hohen Stellenwert besitzen und trotzdem regelmäßig ignoriert werden. Wenn Sie aber eine E-Mail an jemanden richten, haben Sie in den meisten Fällen ein Anliegen: Sie wünschen sich Auskunft, fragen nach einem Termin oder wollen zumindest, dass der Empfänger Ihre Informationen auch wahrnimmt – selbst wenn Sie der Antwortende sind. Deshalb ist es ratsam, sich an die E-Mail-Etikette zu halten. Sie erhöhen die Chance, dass Ihre E-Mail vom Empfänger ernst genommen und beantwortet wird.

E-Mail richtig schreiben: Schritt für Schritt Anleitung zur perfekten E-Mail

Wie bei Briefen auf Papier, folgen E-Mails einem bestimmten Muster. Da alle Leser diese Norm kennen und erwarten, sollten auch Sie Ihre digitalen Briefe entsprechend strukturieren. Damit erleichtern Sie es Ihren Lesern, den Überblick in Ihrem Text zu behalten.

Schritt 2: Begrüßung

Sie beginnen den eigentlichen Text Ihrer E-Mail mit einer Kombination aus Begrüßungsformel, Wertschätzung und Anrede. So kurz dieses Textelement auch ist, viele Menschen verzweifeln daran.

Wie formell muss ich sein?

Seien Sie lieber zu formell und höflich als zu wenig. Auf der sicheren Seite sind Sie grundsätzlich mit der klassischen Formulierung: „Sehr geehrte …“. Besonders wenn Sie sich an hierarchisch Höherstehende oder an Fremde wenden, ist diese Formel die richtige Wahl. Noch formeller brauchen Sie nur bei Staatsoberhäuptern oder religiösen Würdenträgern werden. Sollten Sie Ihr gegenüber bereits besser kennen, können Sie auch „Liebe …“ oder ein freundliches „Guten Tag“ an den Anfang Ihres elektronischen Briefs setzen. Nur unter guten Kollegen ist ein „Hallo“ oder „Hi“ akzeptabel.

Welche Titel gehören in die Anrede?

In Ihren beruflichen Korrespondenzen kommen Sie immer wieder in Kontakt mit Ansprechpartnern, die wissenschaftliche Grade innehaben, manchmal sogar mehrere. Interessant für die Begrüßung ist allerdings nur der Doktortitel. Magister, Diplom und andere Abschlüsse werden an dieser Stelle in der Regel nicht aufgeführt. Der Professor findet aber in der Anrede immer seinen Platz und ersetzt dann den Doktortitel.

• Sehr geehrte Frau Professorin Schmidt

• Sehr geehrter Herr Professor Schmidt

• Sehr geehrte Frau Dr. Müller

• Sehr geehrter Herr Dr. Müller

Wen soll ich zuerst nennen?

Bei mehreren Adressaten müssen selbstverständlich auch alle angeredet werden. Nur bei Anschreiben, die keinen konkreten Ansprechpartner haben, sondern an eine Firma oder Abteilung gerichtet sind, ist das „Sehr geehrte Damen und Herren“ akzeptabel. Deshalb muss man sich fragen, in welcher Reihenfolge die Angeschriebenen in der Begrüßung auftauchen. Generell gilt, dass hierarchisch Höhergestellte immer zuerst genannt werden. Stehen die Personen auf gleicher Ebene, sortieren Sie am besten alphabetisch: Diese Ordnung kann jeder nachvollziehen, und niemand fühlt sich vernachlässigt. Ob Sie die klassische Regel beachten, dass Frauen vor den gleichrangigen Männern genannt werden, hängt von Ihrem persönlichen Geschmack oder den Gepflogenheiten des Unternehmens ab.

Was ist, wenn ich mir nicht sicher bin, ob der Ansprechpartner männlich oder weiblich ist?

Manchmal kennt man nur den Nachnamen der Kontaktperson oder der Vorname ist nicht eindeutig einem Geschlecht zuzuordnen. Dann sollten Sie etwas Detektivarbeit einsetzen, denn eine falsche Anrede kann Ihre Mail ins Abseits stellen. Unternehmenswebsite, Social Media oder das Telefonbuch können in dieser unangenehmen Situation helfen. Eventuell ist, besonders bei größeren Unternehmen, ein Anruf in der Personalabteilung sinnvoll. Wenn es gar nicht anders geht, muss schließlich auf das unpersönliche „Sehr geehrte Damen und Herren“ ausgewichen werden.

Welches Satzzeichen kommt nach der Anrede?

Die beste Lösung hierfür ist das Komma. Sie beenden damit die Zeile, fügen eine Leerzeile ein und schreiben dann klein weiter. Als Alternative gibt es im Deutschen nur das Ausrufezeichen: Nach diesem beginnen Sie den ersten Satz Ihres Briefes allerdings großgeschrieben. Nicht zulässig ist laut Duden ein Punkt.

• Sehr geehrter Herr Becker,

  vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung.

• Sehr geehrte Frau Schneider!

  Vielen Dank für das nette Gespräch am vergangenen Donnerstag.

Wie schreibt man eine Antwort auf eine E

Wie antwortet man auf eine Rückmeldung?

Was ist eine Antwort E

Wie schreibe ich eine höfliche E