Daten aus PDF in Excel 2022 einlesen

Dem XLSX-Format begegnen wir immer dann, wenn wir mit Microsoft Excel arbeiten. Der Tabellenspezialist ist nicht immer anwenderfreundlich, im Umgang mit Tabellen und Zahlen aber Standard. Doch wie kommunizieren das PDF-Format und das Excel-Format miteinander?

Während der Datenexport von Microsoft Excel in ein PDF ein Leichtes ist – per Export oder den PDF-Drucker – ist die andere Richtung eine Herausforderung. Technisch gesehen ist die Konvertierung von PDF zu XLSX keine große Sache und kann einfach mit Adobe Acrobat oder verschiedener Online- und Offlinediensten erledigt werden. Allerdings stellt sich die Frage, wie genau die im PDF enthaltenen Texte und Bilder in Excel umgesetzt werden. Denn das XLSX-Format verwaltet diese Inhalte ganz anders als das PDF. In Excel werden Inhalte grundsätzlich nur in horizontalen und vertikalen Reihen und Spalten, den sogenannten Zellen, dargestellt.

Inhaltsverzeichnis

• Export von PDF in Excel mit Adobe Software
• Teilbereiche eines PDFs in Excel exportieren (Adobe)
• Praktische Onlinedienste
• PDF in Excel: alternative Software
• Fazit: Viele Möglichkeiten, inhaltsabhängige Ergebnisse

Export von PDF in Excel mit Adobe Software

Bekanntermaßen ist die Funktionalität des Adobe Reader als kostenlose Software stark beschränkt. Mit der Vollversion von Adobe Acrobat hat man aber eine Menge an Möglichkeiten und Werkzeugen, um ein PDF zu erstellen, zu bearbeiten und zu exportieren – so auch in das XLSX-Format.

Schon gewusst? Doch Adobe hat aber noch eine weitere Alterative am Start, mit der sich PDFs erstellen und exportieren lassen: das Adobe PDF Pack. Das Bundle aus Document Cloud-Diensten ergänzt die Möglichkeiten im Reader und erlaubt auch den Export aus dem Reader heraus, sofern man angemeldet ist. Das Bearbeiten von PDFs ist damit allerdings nicht möglich. Inhaber des Adobe Acrobat-Abos haben automatisch darauf Zugriff.

Der Export aus Adobe Acrobat

Sie haben zwei Möglichkeiten, aus dem PDF- in das Excel-Format zu exportieren. Entweder Sie öffnen das PDF und wählen aus dem Menü Exportieren in · Arbeitsblatt · Microsoft Excel-Arbeitsmappe. Sie können auch bei geöffnetem PDF den Reiter Werkzeuge einblenden und hier in der Kategorie Erstellen und bearbeiten den Befehl PDF-Datei exportieren klicken. Wählen Sie Arbeitsblatt und dann Microsoft Excel-Arbeitsmappe. Der anschließende Klick auf Konvertieren startet die Erzeugung der XLSL-Datei. Über den Exportbefehl veranlassen Sie immer den Export des gesamten Dokuments. Es ist jedoch auch möglich nur einen Teilbereich aus dem PDF in Excel zu exportieren.

Wichtig: Soll das Dokument mit Excel-Versionen vor der Version 10 geöffnet werden, wählen Sie XML-Kalkulationstabelle 2003 als Export-Format aus.

Voreinstellungen in Adobe Acrobat

Natürlich gibt es auch Voreinstellungen zur Konvertierung, die Sie über das Menü Acrobat Pro DC- Einstellungen · Aus PDF konvertieren · Excel-Arbeitsmappe und einem Klick auf Einstellungen bearbeiten öffnen. Wenn Sie den zweiten Weg der Konvertierung über die Werkzeuge gehen, klicken Sie einfach auf das Zahnrad, das hinter dem Format Microsoft Excel-Abeitsmappe zu sehen ist.

Der erste Befehl legt fest, ob Sie im Ergebnis ein Arbeitsblatt für jede Tabelle oder für das gesamte PDF erhalten. Mit dem Befehl Tabellenblatt für jede Seite erstellen wird für jede Seite des PDF ein neues Tabellenblatt erzeugt.

Die Optionen zu den numerischen Einstellungen bestimmen die Art und Weise, wie die numerischen Daten getrennt werden; auch eine eigene Eingabe ist hier möglich.

Enthält Ihr PDF gescannte Texte, ist zudem eine automatische Texterkennung und Konvertierung in bearbeitbarem Text möglich. Legen Sie dafür am besten die verwendete Sprache für die Texterkennung fest. Recht umfangreich sind die Voreinstellungsmöglichkeiten also nicht, denn Sie haben keinen Einfluss auf die eigentliche Übersetzung der Inhalte in die Zellen.

PDF in Excel: Ergebnisse vom Inhalt abhängig

Entsprechend zeigen sich auch die Ergebnisse. Handelt es sich um ein PDF, das aus strukturierten Reihen und Spalten besteht, lässt sich das Ergebnis der Konvertierung erfreulich abnicken. Ergo: Wenn Ihnen für eine ursprünglich als aus Excel stammende PDF-Datei das Original verloren ging und Sie nur noch über das PDF verfügen, ist die Konvertierung in das XLSL-Format ein Klacks. Tests haben gezeigt, dass zwischen dem Original und einer Datei, die in das PDF-Format konvertiert und dann zurück in das Excel-Format konvertiert wurde, wenig Unterschiede bzw. Problemstellen zu finden sind.

Etwas anders sieht das ganze aber aus, wenn Sie komplexe Inhalte, die ursprünglich nicht für das Excel-Format geeignet sind, in das xlsx-Format konvertieren. Die Umsetzung komplexer Inhalte wie größerer Textmengen erfolgt natürlich ebenfalls in Reihen und Spalten – entsprechend überraschend sind die Ergebnisse. Abhängig von den ursprünglichen Layoutinformationen, die im PDF enthalten sind, können Schriftgrößen und -arten durcheinander geworfen werden, aber auch brauchbare Textblöcke können entstehen. Grundsätzlich gibt es aber natürlich geeignetere Formate als das XLSL, um Texte und Bilder aus dem PDF zu exportieren.

Teilbereiche exportieren

Mit dem Weg über den Exportbefehl veranlassen Sie immer den Export des gesamten Dokuments, unabhängig davon, ob Sie über den Reiter Werkzeuge oder über den Menübefehl arbeiten. Es lassen sich aber auch nur einzelnen Bereiche aus dem Dokument exportieren. Das ist besonders dann praktisch, wenn das PDF Texte, Bilder und Tabellen enthält und Sie eben nur jene Tabellendaten benötigen, die zwischen den Texten versteckt sind.

Sie haben zwei Möglichkeiten, den Bereich zu markieren: Sie nehmen das Auswahlwerkzeug für Text und Bilder und

• ziehen einen Rahmen um den Bereich. Je nach Inhalt kann es notwendig sein, dazu die Befehlstaste zu drücken. Der Bereich wird mit einem blauen Rechteck markiert.
  
  Hier wurde mit dem Auswahlwerkzeug für Text und Bilder und dem Auswahlrechteck gearbeitet
• ziehen mit gedrückter Wahltaste einen Rahmen um den Bereich. Der Text innerhalb dieses Bereichs wird markiert.

Hier wurde ebenfalls mit dem Auswahlwerkzeug für Text und Bilder gearbeitet und zudem die Wahltaste gedrücktIn beiden Fällen ist eine Markierung entstanden, dessen Inhalt sie nun exportieren können. Rufen Sie jetzt aus dem kontextsensitive Menü den Befehl Auswahl exportieren als auf und wählen Sie im Dialog das xlsx-Format auf. Während bei der ersten Variante im Exportdialog erneut auf die Voreinstellungen zugegriffen werden kann, erlaubt das die zweite Variante nicht. Entscheidend für die Art der Markierung ist vor allem, auf welche Weise die Inhalte am besten markiert werden können.

Übrigens finden Sie bei beiden Markierungsvarianten im kontextsensitive Menü auch den Befehl Formatierung kopieren. Dadurch werden die Inhalte mit zugehöriger Tabellenstruktur kopiert und lassen sich so auch in andere Programme wie InDesign kopieren, und zwar inklusive ihrer Tabulatoren. Textattribute gehen allerdings auf diesem Weg verloren.

Praktische Onlinedienste

Neben dem Einsatz von Adobe Acrobat stehen dem Anwender wie bei vielen anderen Aufgaben auch verschiedene Onlinedienste zur Verfügung. Ein kleiner Nachteil: Wer einen solchen Dienst in Anspruch nimmt, muss seine PDF-Datei auf den Server des Anbieters hochladen. Erst dann kann er auf die Funktionalitäten des Anbieters zugreifen und beispielsweise die Daten in Excel oder JPG konvertieren lassen. Ob dieser Weg in Betracht kommt, ist also vom Vertrauen in den Anbieter und sicherlich auch von der Art der Daten abhängig. Wir haben uns verschiedene Onlinedienste genauer angeschaut:

Smallpdf.com

Der breit aufgestellte Online-Anbieter smallpdf konvertiert ohne Möglichkeiten zur Voreinstellung. Eine Texterkennung steht nur den zahlenden Anwendern zur Verfügung. Die Ergebnisse von gut strukturierten Reihen und Spalten ähneln denen von Adobe Acrobat. Allerdings zerpflückt smallpdf die Dateien von nicht für Excel geeigneten PDFs in zahlreiche Einzelblätter.

Soda pdf

Auch Sodapdf erlaubt das Hochladen und Konvertieren eines PDF in eine xlsx-Datei. Die Ergebnisse sind etwas unsauberer und an manchen Stellen müssen nachträglich Spalten und Reihen entfernt werden, die überflüssigerweise entstanden sind.

Clever PDF

Der Converter von Clever PDF konvertiert mit einem großen Vorteil: Hier lassen sich ein paar wenige, aber wirksame Voreinstellungen vornehmen. Die Ergebnisse sind aber auch hier stark von der Struktur des Inhalts abhängig.

PDF Converter

Der PDF Converter von freepdf verrichtet ebenfalls seine Dienste schnell und mit ähnlichen Ergebnissen. Allerdings gibt es eine Einschränkung: pro Stunde lässt sich nur eine Datei konvertieren.

PDF in Excel: Fazit zu den Onlinediensten

Die Online-Anbieter unterscheiden sich alle leicht in ihren Ergebnissen. Der eine übernimmt auch Flächen, der anderen Bilder, der dritte nur den Text; bei einem wird jede Textzeile in eine Spalte konvertiert, ein anderer übernimmt gesamte Textblöcke als eine Zelle. Da die Anbieter keine bis wenige Voreinstellungen erlauben, fallen die Ergebnisse ähnlich aus und ist stark vom Inhalt und Aufbau des PDF abhängig.

Fazit: Während die Online-Anbieter bei einigen anderen Funktionen der Vollversion von Adobe Acrobat in nichts nachstehen, können Sie bei der Konvertierung von PDF in Excel nicht mithalten. Adobe liefert bei diesem Vorgang häufig die besseren Ergebnisse.

Offline-Konverter: Adobe-Alternativen

Wer nicht seine Daten nicht online bei einem Anbieter hochladen möchte, der findet ebenfalls Alternativen zu Adobe. Bei den Offline-Konvertern wird mit lokal installierter Software gearbeitet. Es gibt verschiedene Anbieter für Windows- und Apple-Nutzer, die teils kostenfrei verwendet werden können. Windows-Anwender haben mehr Auswahl, Macintosh-Anwender müssen schneller auf kostenpflichtige Software zurückgreifen.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen offline zur Verfügung, um ein PDF in Excel zu exportieren:

• Nitro (Windows)
• PDF To Excel Converter (Windows)
• PDFelement Pro (Mac und Windows)

Fazit: PDF in Excel

Wenn Sie als Adobe-Nutzer ein PDF in Excel exportieren möchten, können Sie auf Acrobat zurückgreifen. Doch Sie müssen nicht. Es gibt verschiedene Online- und Offline-Alternativen, die Sie teils kostenfrei nutzen können. Adobe ermöglicht den Export eines ganzen PDFs sowie einzelner Teilbereiche und bietet einige Einstellungsmöglichkeiten. Bei den Onlinediensten haben Sie jedoch kaum Möglichkeiten, die Einstellungen für den Export anzupassen.

Unabhängig von dem Programm, das Sie verwenden, hängt das Ergebnis Ihres Exports von PDF in Excel stark von den Inhalten des PDFs ab. Strukturierte PDFs mit Zeilen und Reihen können besser im XLSX-Format wiedergegeben werden als komplexe Inhalte mit Bildern und Texten. So können für in Excel erstellte PDFs recht gute Ergebnisse beim Export von PDF in Excel erzielt werden. Wenn Sie allerdings ein PDF mit vielen Bildern oder Texten exportieren möchten, sollten Sie über andere Formate wie Word oder JPG für den Export nachdenken.

Bildquelle: VectorKnight via Shutterstock

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